Outlook

Sempre que começo um novo trabalho de site para alguma empresa que ainda não tenha essa ferramenta, o papo sempre se envereda pelos mesmos assuntos e observações:

1) O que é site, domínio e hospedagem e qual a diferença entre eles?
Site são os arquivos que compõem a estrutura montada e apresentada através do monitor, tablet ou smartphone ao se buscar determinado endereço (ou domínio), ou seja, tudo que aparece em termos de textos, imagens, vídeos, ferramentas, etc. Resumindo, tudo que vemos, ouvimos, clicamos ou acessamos numa página. Domínio, como já observado acima, trata-se do endereço do site, ou o famoso www.suaempresa.com.br e hospedagem é o espaço na internet onde os arquivos do site ficam armazenados, assim como os e-mails.
Resumindo, quando digitamos o endereço (ou domínio), somos redirecionados para a hospedagem (servidor), que por sua sua vez disponibilizará os arquivos do site no monitor do usuário.

2) A hospedagem só serve para guardar o site?
Não, a hospedagem tem um monte de funções e opções, incluindo umas das principais, que é o gerenciamentos de contas de e-mails relacionados ao domínio, que no caso do nosso exemplo acima, fica email@suaempresa.com.br, contato@suaempresa.com.br ou vendas@suaempresa.com.br, por exemplo.

3) E como eu faço para acessar esses e-mails da minha hospedagem?
Em sua maioria esmagadora, as empresas de hospedagem não oferecerem um webmail muito legal e atrativo, tanto em termos de usabilidade quanto de visual, ou pelo menos não como são o Gmail e o Hotmail, por exemplo, mais completos, com mais e melhores ferramentas e até mais espaço em nuvem, já que os e-mails da própria hospedagem ficam limitados ao tamanho total da mesma, que quanto mais espaço te disponibiliza, mais caro cobra pelo serviço.

É aqui que realmente começamos o post. Independente do e-mail que usa, seja Gmail, Hotmail, UOL, IG ou o da própria hospedagem, bom mesmo é trabalhar com o Outlook – um dos mais poderosos e robustos programas de gerenciamento de e-mails – para deixar tudo mais organizado. Além de gerenciar contas de e-mails, o programa ainda tem outras funções bastante úteis e práticas, como um calendário completo – que você usar para agendar compromissos e atividades – e um belíssimo gerenciador de contatos – que você pode incluir, editar e pesquisar facilmente seus contatos. E o mais legal, o programa é facilmente sincronizável com o Google e smartphones.

Outro ponto de fundamental importância é a facilidade em gerenciar diversas contas de e-mail ao mesmo tempo e num único lugar. Com ele, você pode cadastrar todas as suas contas, como: seuemail@gmail.com, seuemail@hotmail.com ou seuemail@suaempresa.com.br e recebe-los separadamente, cada um em sua pasta, mas no mesmo programa, tudo de maneira bastante facilitada. Para isso, basta configurar cada uma dessas contas no programa – que é a parte mais chatinha, pois deve-se atentar ao POP3, SMTP ou IMAP, palavrinhas que confundem a cabeça, mas depois que a entendemos tudo fica mais fácil. Para facilitar, existem diversos tutoriais ou vídeos ensinando como fazer essa configuração, basta dar uma pesquisada no Google que diversos links são apresentados. Ou, caso tenha muita dificuldade, peça ajuda, pois vale a pena o esforço.

Outro ponto fundamental para esse programa é que, quando bem configurado, você acaba utilizando seu próprio HD como espaço de armazenamento, o que facilita muito sua vida, pois ao invés do espaço disponibilizado pelo Gmail (15GB), Hotmail (15GB) ou por seu servidor (vária muito), por exemplo, o limite de armazenamento passa a ser seu próprio HD, ou seja, 500GB, 1TB, 2TB… enfim, o limite quem dá é você e seus HD’s.

Existe também a possibilidade de criar regras – e isso o Outlook faz melhor que os outros programas de gerenciamento de e-mail – onde falamos para ele os passos futuros ao da chegada do e-mail. Não entendeu?! Ok, é fácil de explicar. Por exemplo, tem como automaticamente separarmos por pastas as mensagens enviadas pelo chefe, pelos amigos, pela galera do futebol, jogar spams direto na lixeira, dar respostas automáticas, etc.

Uma dica muito importante é fazer constante backup e limpeza do Outlook, pois assim como vários programas – ou todos – uma hora ele pode “dar pau”, parar de funcionar, bugar ou como queira chamar quando ele quebra. Tendo esses backups, assim como acontecem nos smartphones (também quando bem gerenciados), caso quebrem, basta que reinstalemos o programas (no próprio computador, ou até em outro), recuperemos o backup e voilá, tudo pronto e de volta sem dor de cabeça.

Falamos aqui especificamente do Outlook, pois além de ser o mais famoso, ainda facilita por vir no pacote do Office, presente na maioria dos computadores com Windows, mas existem outras opções, como o Thunderbird, Mail (Mac) e vários outros. O que realmente importa e quisemos destacar é que, se você acessa seus e-mails direto da nuvem ou do navegador, você deveria repensar sua maneira de gerenciar seus e-mails, pois esse tipo de programa é sua melhor opção que você pode ter, ainda mais em ambientes profissionais, como empresas, escritórios ou consultórios.